Såhär genomförs Brf Delfinens föreningsstämma - formell beskrivning finns i stadgarna §§ 11 - 22.
Föreningsstämman är föreningens högsta organ. En av stämmans viktigaste uppgift är att välja styrelse för föreningen. Stämman ger samtidigt styrelsen mandat att förvalta föreningens tillgångar och leda driften av föreningens verksamhet fram till nästa föreningsstämma.
Du som är medlem ska ha fått kallelse till stämman tidigast 6 veckor och senast 2 veckor före stämman. I kallelsen finns också en dagordning för stämman samt redovisning av föregående års verksamhet och ekonomi.
Om du har ett förslag till stämman ska du lämna in en motion. Motionen ska vara inlämnad till styrelsen senast 1 mars (tidigare styrelse har i enlighet med stadgarna beslutat förlänga motionstiden jämfört med stadgarna). Styrelsen ska besvara motionen och lämna förslag till beslut som stämman har att ta ställning till. Både motionen och styrelsens förslag till beslut ska finnas med i materialet som skickas ut inför stämman.
Såhär genomförs en stämma;
Öppnande
Det är föreningens ordförande som öppnar stämman.
Mötesordförande
Till mötesordförande väljs någon som är kunnig i föreningsteknik och känner föreningen väl. I regel har valberedningen eller sittande styrelse förslag på en lämplig person.
Dagordningen
Dagordningen är ett förslag i vilken ordning de olika ärendena ska behandlas. I stadgarna anges vilka punkter som måste finnas med på dagordningen på en stämma.
Val av justerare och rösträknare
Det blir i regel samma personer som får både justera protokollet och fungera som rösträknare under stämman. Att justera protokollet innebär att man efteråt får skriva under att protokollet från stämman är stämmer överens med vad som behandlades och beslutades. Vill justerarna ändra något ska stämmans sekreterare informeras. När justerare och sekreterare blir överens ändras protokollet så det blir korrekt.
Stämmans utlysande
Här kontrolleras om kallelsen har gått rätt till. Om någon medlem har invändningar, ska man säga ifrån här.
Antalet röstberättigade
I regel blir man ”avprickad” när man går in i lokalen så att en deltagarlista och röstlängd kan upprättas. Då noteras även ev fullmakter till ombud och biträden.
Fullmakt innebär att en medlem som själv inte kan närvara överlåter till en annan person, ett ombud, att tillvarata medlemmens intressen på stämman. En fullmakt ska vara skriftlig och den som ges fullmakt har samma rätt som medlemmen att yttra sig och rösta.
Här hittar du blanketten Fullmakt till ombud.
Biträde innebär att en medlem kan ha en person som "bisittare" på stämman. Bisittaren har rätt att yttra sig men det är medlemmen som ska rösta.
Endast en röst per lägenhet får avges.
Val av styrelse
Valberedningens ordförande redovisar vilka styrelsemedlemmar som är i tur att avgå (som har suttit sin tid) och föreslår antingen omval eller lämnar förslag på nya namn. Under denna punkt finns det även möjlighet för den enskilde medlemmen att lämna förslag på namn.
Beslut som fattas av stämman
Stämman beslutar om väsentliga förändringar av föreningens hus eller mark. Underhållsåtgärder och månadsavgifternas storlek beslutas av styrelsen.
Extra föreningsstämma
En extra föreningsstämma kan påkallas av följande skäl:
- Styrelsen kallar till extra stämma
- Revisorerna kallar till extra stämma
- Om 10 % av föreningens medlemmar skriftligt begär det hos styrelsen.
Några föreningstekniska termer
Ansvarsfrihet
Stämman godkänner det arbete som styrelsen utfört under det gångna räkenskapsåret.
Justerare
Den eller de personer som ska godkänna protokollet. De ska följa sammanträdet så noga, att de kan påpeka eventuella felaktigheter i det skrivna protokollet. Det kan gälla röstsiffror eller fattade beslut. Ett justerat protokoll kan inte ändras i efterhand.
Ordningsfråga
Här går man in och bryter talarlistan. Orsak kan vara att man vill ha rast eller att det ska sättas streck i debatten.
Omröstning (votering)
Omröstning kan ske på flera olika sätt.
Det enklaste sker med att de röstberättigade svarar med ja- eller nej-rop när ordförande talat om vad röstningen gäller. Ordföranden talar sedan om hur hen har uppfattat svaren.
Ett exempel: Ordföranden föreslår stämman omval av NN som styrelseledamot. Vid detta tillfälle svarar några ja och några nej. Uppfattar ordföranden att flest svarat ja förklarar hen att NN omvalts som styrelseledamot.
Skulle man inte vara överens med ordföranden, utan tycker att det var fler som ropade nej, ska man begära votering. Votering innebär rösträkning och måste begäras innan ordföranden slår klubban i bordet. Man brukar även precisera om det skall vara sluten (hemlig) votering eller om handuppräckning gäller. Vid personval är det brukligt med sluten votering.
Sluten votering går till på följande sätt:
Man skriver sitt val på ett röstkort. Gäller det personval kan valet stå mellan t ex fyra personer som ska väljas till två platser i styrelsen. Då får röstsedeln innehålla ett eller max två namn. Skriver man tre eller flera namn är röstsedeln ogiltig. Samma gäller om man skriver dit ett namn som inte tidigare föreslagits.
Stämmodeltagarna får därefter lämna sina röstsedlar och prickas då av på närvarolistan. Rösträknarna drar sig sedan tillbaka och räknar rösterna. De upprättar ett protokoll över hur omröstningen har utfallit. Detta protokoll bifogas sedan stämmoprotokollet.
Omröstning med handuppräckning brukar vara tillräckligt i andra frågor än i personval. Rösträknarna räknar då hur många röster de olika förslagen har fått. Resultatet antecknas och skrivs in i protokollet.
Protokoll
Vid stämma skrivs endast beslutsprotokoll, dvs vilken fråga det gäller och vad beslutet blev.
Replik
Ordföranden beviljar någon att svara kort på ett tidigare inlägg. Detta bryter talarlistan och kan tillåtas även efter att streck i debatten är begärd.
Reservation
Om styrelsen fattat ett beslut som man inte tycker är bra kan antingen bara säga att man reserverar sig mot beslutet och begära att det skrivs in i protokollet. Man kan också be att senare få återkomma med en skriftlig reservation. Där tar man ange skälet till att man reserverat sig.
Revisorer
Föreningen anlitar externa revisorer som går igenom föreningens räkenskaper. En lika viktig uppgift är att granska styrelsens protokoll för att se till att besluten fattats på rätt sätt. Om allt är som det ska föreslår revisorerna att årsstämman ska ge styrelsen ansvarsfrihet för det granskade verksamhetsåret.
Utslagsröst
Vid lika antal röster har ordföranden utslagsröst.
Valberedning
Lämnar förslag på styrelsemedlemmar.
Verksamhetsberättelse
Styrelsen upprättar verksamhetsberättelse inför stämman. Där beskrivs vad som har hänt i föreningen under det gångna året, vilka ekonomiska åtaganden man gjort samt en ekonomisk redogörelse med bokslut för verksamhetsåret. Dessutom har revisorerna granskat föreningens bokföring, styrelsens protokoll och andra handlingar och därefter skrivit en revisionsberättelse.